创新技术在兖矿能源财务共享服务中的应用

　　中国煤炭经济研究会

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　　创新技术在兖矿能源财务共享服务中的应用

　　鲍毅

　　兖矿能源集团股份有限公司

　　摘要：技术的进步引领时代的变革，科学技术的每一次创新都会推动社会的进步和经济的发展。财务管理作为企业转型的重要支撑手段，是组织转型和业务转型下时限资源优化配置的有效工具。财务共享服务平台，利用“智能数字、集成数据”创新技术，会计核算可视化，数据分析流程化，打开业财融合通道，支持管理决策数据需求，为财务管理变革和数字化转型夯实基础。本文以兖矿能源财务共享中心的RPA财务机器人、发票管理系统、智慧法务合同管理系统、影像管理系统为例，对技术特点、创新应用及应用成效等方面进行介绍分析。基于兖矿能源财务共享系统现状，结合用户业务实际和系统需求，提出创新技术的未来展望，更广泛地使用现代化人工智能技术，持续推进兖矿能源数字化、智慧化财务共享服务。

　　关键词：财务共享 RPA财务机器人 发票管理 合同管理

　　

　　2013年，财政部要求，中国大型企业逐步建立财务共享服务机制。近10年，中国大型集团企业不断摸索、创新财务共享管理模式，将大数据技术发挥到淋漓尽致。2017年，兖矿能源集团股份有限公司（简称“兖矿能源”）建立财务共享服务中心，是中国能源行业第一家启用财务共享管理模式，这标志着能源行业会计核算从此迈入了数字化、流程化、标准化的新时代。

　　经济越发展，财务共享服务越发展，大数据技术越创新。随着财务共享服务的快速发展，面对错综复杂的经济活动事项，为适应不断推陈出新的国家会计政策，兖矿能源对财务共享系统进行了一次翻天覆地的变革，大数据技术不断创新。目前，兖矿能源财务共享平台基于SAP系统，高度集成OA办公自动化系统、影像系统、发票管理系统、智慧法务系统、资金管理系统、全面预算系统、报表系统、影像档案系统等，持续深化智能化应用，大力运用大数据、云计算、人工智能等创新技术，融合人工干预，弥补系统程序化设计，使得会计审核工作更高效、更准确、更规范。

　　一、财务共享服务创新技术的实践应用

　　（一）RPA财务机器人

　　RPA全称为机器人流程自动化（Robotic Process Automation），主要的功能是按照自先设计的标准流程，将工作信息与业务交互通过系统自动化完成。该技术广泛应用于工作逻辑规则简单、清晰，业务处理批量、标准的高频作业。

　　兖矿能源平均每月收票3600余张，开票1200余张，背书付票2300余张。资金环节流水回单的上传，票据的操作耗费了大量的时间，在业务量大且紧急的情况下，难以满足时效的要求。RPA技术是通过程序模仿人的方式，用机器代替人工操作，实现跨系统业务处理流程化、自动化。

　　目前，兖矿能源正常使用九个RPA财务机器人，实现了应收票据台账录入、应付票据开立台账录入、影像抓取、流水导入、余额录入等功能，涉及财务公司以及建设银行、工商银行、中国银行、农业银行、兴业银行等15家银行。

　　1．票据机器人

　　应收票据结构化数据获取及风险预警。通过RPA技术，将网银待签收票据文本信息和图片信息，自动抓取到SAP系统，形成应收票据台账，影像及文本信息得以保存留档。按照银行和操作类型分类，票据机器人会自动将网银信息抓取到SAP 系统，全称无需人工干预。例如，财务公司录票，工商银行回传图片，农业银行流水回单余额等。同时自动识别票据风险，对白名单外的票据、超期票据、回头背书、重复背书等都能做到自动校验，预警提示。票据录入完毕，资金审核完成后，票据信息自动推送到业务单位进行签收确认。业务单位根据系统风险提示，签收或拒绝。

　　票据机器人只能提供预警提示功能，但是票据业务流程继续推进。业务单位根据客商信誉、往来交易、公司现状等进行评估，自行决策签收或拒签。如果同意签收高风险票据，业务单位应上传一事一议申请。

　　2．银行回单机器人

　　业务单位常用银行账户基本能够都实现与财务公司或商业银行线上直联功能，SAP系统可以自动获取网银流水。与财务公司线上直联功能是“财企直联”，与商业银行线上直联功能是“银企直联”。另一部分业务单位没有实现财企直联或银企直联，没有直联的银行账户需要人工手动上传网银流水。按照系统标准流程设计，RPA银行回单机器人可以代替人工，获取银行回单文本信息，根据流水、回单、余额信息，自动生成固定格式表格，批量上传网银流水。业务单位报账后，根据报账单填制的收付款信息和网银流水，完成银行电子回单与报账单自动匹配、归档。

　　（二）发票管理系统

　　发票管理系统是聚焦云计算、大数据等新技术，基于兖矿能源发票池，直连国家税务局数据，对接国家税务系统、税控开票系统、税务认证系统，集发票查验、信息采集、发票认证、智能分析等功能为一体，对企业发票进行全面管理的服务平台。

　　1．自动查验发票真伪

　　基于SAAS云服务部署，利用OCR图片识别技术，将兖矿能源发票池直联国家税务系统，提供全国范围内的增值税发票在线真伪查验。业务单位上传发票的同时，发票管理系统自动查验真伪。查验真伪的同时，系统可自动进行合规性、正确性检查。单位名称错误、税号有误、税率不符、重复报账的发票统统过滤出来，报账单无法提交成功。

　　2． 有效过滤重复发票

　　值得一提的是，重复报账的发票，无论以何种方式上传，图片、照片、PDF格式等，只要已经上传至影像系统里，再次上传发票时，系统自动提示错误。例如，报销办公费，业务单位取得增值税专用发票，上传的是抵扣联，而不是发票联。抵扣联是税务专管员认证后留存，发票联是作为附件放到纸质凭证后归档。因此，业务单位应正确上传增值税专用发票的发票联。但是，发票管理系统已经识别发票信息，系统显示查验成功，发票联已无法上传成功。

　　3．建立销售、采购发票池

　　发票管理系统为兖矿能源建立一个“发票池”，提供销售业务自动开票、进项发票全生命周期管理、关联交易协同管理。发票管理系统收纳了国家税务总局最新颁布的税收分类编码，在SAP系统集成销售模块、国家税务总局金税系统、客商之间搭建一座桥梁，提供开票申请和审批流程服务，通过销售订单，将发票信息自动推送至“发票处理中心”，实现销售发票的自动开具。发票管理系统增设了发票作废、作废重开、发票打印、导出待开发票功能、异常数据列表分析、会税差异表分析等功能。

　　（三）智慧法务合同管理系统

　　合同管理是兖矿能源内部控制和风险管控的一项核心管理工作，传统的合同管理模式已严重阻碍了合同管理工作的向前发展，给日常管理工作带来诸多不便。实施共享服务前，兖矿能源各单位使用自行开发的合同管理系统，无法与报账系统和SAP系统关联，无法对合同进行全生命周期管理，无法实现线上审批，智慧法务合同管理系统的出现，很好地解决了这一难题。系统支持合同文本起草、线上审批、流程可视、合同归档、补充协议等一系列管理活动，实现合同全生命周期动态管理，提高合同履约进度，加强合同风险管控，降低经营风险。

　　智慧法务合同管理系统利用大数据创新技术，与财务系统紧密结合，通过合同系统辅助财务系统的记账合规性，通过财务系统辅助合同管理的执行和履约。两个系统之间实现数据共享、关键数据的一致性校验，实现财务系统与合同系统的统一闭环管理。报账人在报账平台中输入合同编号，调取合同结算相关信息发起合同结算报账，系统自动带出合同结算相关信息并可修改，并自动获取相关合同影像并上传影像系统。报账系统自动显示结算方式、结算金额、发票税率、付款比率、质保期及质保金比率等合同关键信息。

　　（四）影像管理系统

　　影像管理系统实现对影像的扫描、OCR识别、图像上传、任务上传、补扫、重扫、归档后补扫以及退回处理等功能。通过影像管理系统与报账系统的集成， 实现基于影像的业务审批和财务审核。兖矿能源经历二次更新影像管理系统，可以从山东能源集团协同平台直接进入系统，不再强制要求下载系统客户端，不再强制使用扫描仪进行影像扫描。业务单位可以将凭证附件电子版直接拖拽通用业务栏中，通过OCR识别技术，可实现影像自动分组和影像上传功能（实时上传、批量上传），从而高效地采集票据影像并上传到影像服务端。同时系统支持影像退回，任务断点续传，对退回影像任务的补扫，无退回任务的补扫，影像删除，影像替换，任务上传，同时影像状态发生变更向报账系统推送最新状态，并通过待办消息通知业务审批及初复审。

　　需要注意的是，影像管理系统与发票管理系统集成，一是销售业务上传影像有单独的路径，与其他业务不同，否则关联交易双方上传发票时，系统提示“发票重复”，无法提交报账单；二是上传发票的格式应为“图片”，不能是“PDF”，否则发票管理系统将无法自动查验成功。

　　二、财务共享服务创新技术的应用成效

　　（一）提升运作效率

　　RPA财务机器人以高效、快速的特质代替了手工作业，迈出了“机器为企业做事”的第一步，进入“相当于人做事”的新领域。结合OCR技术实现自动录单，通过批量扫描识别的方式采集表单、票据数据，系统配置固定逻辑，RPA财务机器人抓取票面数据信息，直接传输SAP系统，RPA财务机器人使得审核人员和资金出纳从繁重、重复的工作中解放出来，目前每笔票据录入时间平均45秒，仅占人工处理时间的1/10，不仅减少了人工成本，还提高了工作效率，更重要的是在指定环境下稳定工作质量、零错误率是它的强项。

　　（二）降低票据风险

　　RPA票据机器人自动识别票据风险等级，做到事前预警，有效降低票据风险。业务单位接到系统自动派送的风险提示信息，减少共享出纳沟通成本，有更多的时间处理资金业务。RPA票据机器人根据系统配置的黑、白名单，客户信用等级，自动判断票据中、高风险详细类别，快捷、高效、精准，避免人为错误判断。系统风险提示，信息清晰明了，有利于帮助业务单位管理层快速做出正确决策。

　　（三）加强发票管理

　　发票管理系统是以销售业务销项发票的开具与管理为起点，延申至采购业务的进项发票采集与管理，最终搭建基于发票的内部关联交易自动协同和对账应用，满足企业发票应用管理和关联交易协同的系统需求。发票信息与财务结算信息匹配，自动识别发票验真与认证，满足业务单位发票信息调用需要，实现进项税发票全生命周期管理。系统开票与税务系统的信息集成推送，在税务系统实现发票开具信息的拆分合并、尾差处理，既节省开票时间，又保证数据的真实、准确。实际操作中，需要注意的是，内部往来交易时，购买方发票查验端口和销售方自动开票端口路径不同。如果切入端口错误，后行报账单位发票无法上传成功，系统提示“发票重复”。

　　（四）增强风险防范

　　一是RPA票据机器人自动识别中、高风险票据，提升票据管理水平，降低票据无法托收风险，避免票据诉讼；二是发票管理系统自动查验发票真伪，降低税务风险；三是影像管理系统与发票管理系统集成管理，刚性控制重复发票，杜绝职工舞弊行为，加强内控管控力度；四是智慧法务合同管理系统实现合同全生命周期管理，增强合同风险防范，降低企业经营风险。

　　三、财务共享服务创新技术的未来发展

　　（一）创新技术与财务管理紧密结合、相辅相成。

　　随着财务共享服务创新技术日新月异，协同平台各系统功能不断完善，应制定配套执行的财务管理制度和会计核算规范。技术与管理相互结合，功能与核算同步执行。创新技术为财务共享服务提供技术信息平台，完善的财务管理制度为财务共享会计核算提供指导方向和审核依据。二者相辅相成、不断创新，稳步推进企业财务管理和经营管理高效、规范、严谨、智能的健康发展。

　　（二）实现系统自动对账，编制银行余额调节表。

　　兖矿能源资金管理实行集中管控制度，每日4点之前，系统自动实现资金归集，第二天根据日资金计划下拨至各基层单位。每月上划下拨造成银行流水量很大，再加上部分单位银行账户较多，每月银行对账工作繁琐且容易出错。如果能够利用RPA财务机器人，在SAP系统获取的网银流水余额齐全的情况下，将银行存款账面余额与对应的银行流水金额逐一匹配，按照固定格式，形成银行余额调节表。

　　此项功能实现后，不仅大大提高银行对账工作效率，还能将审核人员从繁琐的对账工作中解脱出来，有更多的精力处理单据，提高工作质量。

　　（三）建立统一的投融资管理体系

　　实行“高度集中的资金管控模式”，依托大数据SAP平台和资金管理系统实施资金集中管理。以“大数据”和“资金全方位管控”为主要发展方向，推动资金管理“效率、效益”双轮驱动。

　　搭建统一的投融资数据库，涵盖所属单位全部投融资业务的大型数据库。数据库应包括各级公司存量债务信息：金融机构类别、授信规模、债务金融、融资成本、担保方式、年限、借入日、到期日、已计提利息、配套业务等详细内容。

　　建立金融中介机构评价辅助体系。根据各金融机构为公司各层面提供的各类金融服务，多维度进行数据采集，通过大数据计算对各金融机构进行综合评估，选聘中介机构，组织融资项目后评价提供决策依据。引入资金链风险数据分析：对内外部筹资比例、筹资结构、筹资成本进行分析。

　　（四）增设智能答疑机器人

　　建立财务共享服务知识题库，包括企业会计准则及应用指南、实施细则，国家税务政策制度、法律法规，山能集团总部、二级公司及所属单位文件制度、管理办法、规章制度，财务共享会计核算办法、操作规范，常见问题答疑等。增设智能答疑机器人，客户智能服务，根据用户提出的问题，自动搜索答案，可将文本合成为高品质、仿真人语音，效果自然流畅。24小时全天候高质量服务，快速响应客户问题，人机协同，机器人与人工座席智能切换，沟通更轻松，服务更智慧，提升问题解答率，降低企业人工成本。

　　参考文献

　　[1]荆宝森、李小春、张瑞．基于价值创造的智能人机协同[J]．财务与会计，2022总第657期：10-14